Rozmowa z osobą podejrzewaną o nadużycie w firmie

Listopad 3, 2016

Znaczna część osób, które dopuściły się w firmie nadużyć, po przyznaniu się i wyjaśnieniu rozstaje się z nią. Osoby zwolnione, często wracają na rynek z czystą kartoteką, tym samym mogą doskonalić swoje umiejętności nadużyć. Następna rozmowa w przypadku wyjaśnień dokonanej defraudacji w nowym miejscu, może być już bardzo utrudniona lub wręcz niemożliwa.

Każdy podmiot gospodarczy, w szczególności z sektora prywatnego, mimo dołożenia staranności w przypadku ujawnienia symptomów nadużycia (mającego np. charakter korupcji) staje przed dylematem czy „sprawę” prowadzić i wyjaśniać własnymi siłami, czy też korzystać z wyspecjalizowanych podmiotów. W związku z tym, niezwykle ważna jest ocena własnego potencjału organizacyjnego i osobowego np. zgromadzonego w dziale compliance, a także zaangażowania w sprawę zarządu oraz menadżerów.

Prowadzenie „sprawy” przez własną kadrę może okazać się zbyt ryzykowne. W trakcie mogą pojawić się zarzuty dotyczące stronniczości oraz doprowadzenie do pogorszenia wzajemnych relacji i utraty zaufania wśród osób pracujących w firmie. Zlecenie czynności podmiotom zewnętrznym (np. firmom detektywistycznym) pozwala na obiektywne wyjaśnienie prowadzonej „sprawy” bez podnoszenia powyższych zarzutów.

Bardzo istotnym, a zarazem wrażliwym momentem podczas prowadzonych czynności jest rozmowa z osobami podejrzewanymi o nadużycie (defraudację). Częstokroć dotarcie do tej finalnej czynności jest poprzedzone rozmowami z pracownikami i zawężaniem kręgu osób podejrzewanych poprzez typowanie. Można rzec, że rozmowa z podejrzewanymi o nadużycia i świadkami, to najważniejsza metoda pozyskiwania dowodów popełnienia nadużyć. Tym samym decyzja, co do jej przeprowadzenia, wyboru miejsca i czasu realizacji czynności oraz taktyka rozmowy (de facto przesłuchania) powinna być tak podjęta, aby nie doprowadziła do utraty dowodów oraz negatywnie nie odbiła się na wizerunku firmy (np. oskarżeniami o wymuszenie wyjaśnień przy pomocy gróźb itp.).

Osoba przeprowadzająca czynność winna charakteryzować się przygotowaniem oraz doświadczeniem w zakresie przesłuchań i rozmów. Przystępując do rozmowy musi mieć jasno określony cel, wyznaczony przez zleceniodawcę (np. rozwiązanie stosunku pracy za porozumieniem w zamian za wyjaśnienie sprawy, zebranie dowodów w celu złożenia zawiadomienia o przestępstwie itp.). Przygotowując się do rozmowy zbierane są wszelkie dane na temat podejrzewanej osoby (zainteresowania zawodowe, prywatne, słabe i mocne strony, informacje o jej życiu osobistym, rodzinnymi i materialnym). Istotne jest także przygotowanie się na sytuacje „awaryjne” np. odmowa udziału w czynności lub zasłabnięcie (niezwykle istotne są informacje o kondycji psychofizycznej takiej osoby).

Należy dokładnie zapoznać się z dotychczas zgromadzonym materiałem dowodowym oraz wybrać miejsce i czas przeprowadzenia czynności. Ważnym elementem są również precyzyjne pytania, które powinny pomóc w wyjaśnieniu interesujących nas okoliczności zdarzenia, a w konsekwencji doprowadzą do przyznania się rozmówcy. Istotne jest przekonanie osoby podejrzewanej do własnoręcznego sporządzenia pisemnej notatki wyjaśniającej. Czynność rozmowy może być nagrywana audiowizualnie, o czym trzeba uprzedzić rozmówcę (należy wziąć pod uwagę, że może to usztywnić relacje).

Na koniec pragnę podzielić się smutną refleksją. Znaczna część osób, które dopuściły się nadużyć w firmie, po przyznaniu się i wyjaśnieniu rozstaje się z firmą po złożeniu wypowiedzenia umowy o pracę. Przedsiębiorstwa w obawie o utratę wizerunku niejednokrotnie rozstają się z takimi pracownikami (najczęściej dotyczy to kadry menadżerskiej) nawet za porozumieniem stron. Sytuacje te mogą demoralizować innych pracowników. Jednocześnie osoby zwolnione, często wracają na rynek z czystą kartoteką, tym samym mogą doskonalić swoje umiejętności nadużyć, a następna rozmowa w przypadku wyjaśnień nadużyć w nowym miejscu może być już bardzo utrudniona lub wręcz niemożliwa.

www.ibbcgroup.com