Pełnomocnik w postępowaniu mediacyjnym

Marzec 24, 2017

Mediacje – Czy rozstrzygnięcie sprawy przez sąd umożliwi dalszą współpracę zwaśnionych przedsiębiorców, odbudowę dotychczasowych relacji towarzyskich czy rodzinnych? W takim przypadku pełnomocnik powinien zastanowić się, czy nie warto zasugerować zleceniodawcy skorzystania z alternatywnej metody rozwiązywania sporów, jaką jest np. postępowanie mediacyjne.

– Panie mecenasie, jakie mam szanse na wygraną w sądzie?

To pytanie usłyszało zapewne wielu radców prawnych i to często już po pobieżnym omówieniu problemu przez klienta. Ja na wszelki wypadek staram się je uprzedzać i jak najszybciej informuję mojego rozmówcę, iż z reguły nie podejmuję się szacowania prawdopodobieństwa sukcesu, a już na pewno nie przed dokładnym zapoznaniem się z ewentualną dokumentacją sprawy (o ile takowa w ogóle istnieje).

A jeżeli już to się uda, to omawiam po prostu argumenty przemawiające na korzyść, jak i na niekorzyść mocodawcy. To przecież na tej podstawie klient samodzielnie (na szczęście dla pełnomocnika) musi podjąć decyzję. Klient musi więc poznać wszelkie możliwe korzyści i możliwe zagrożenia związane z prowadzeniem konkretnej sprawy.

– A ile to będzie kosztowało?

To pytanie pada w następnej kolejności. Odpowiedź na nie też jest trudna, gdyż oprócz bezpośrednich kosztów postępowania (które akurat są łatwe do wyliczenia) należy zwrócić uwagę na koszty uboczne. A to koszty dojazdu do sądu (bywa, że przelotu), czasem konieczny jest nocleg, czas przeznaczony na rozprawy, czas poświęcony na zaangażowanie personelu klienta w przygotowanie dokumentacji.

To wszystko to przecież konkretne pieniądze, których klient nie odzyska nawet w przypadku wygrania sprawy i otrzymania wszystkich możliwych dochodzonych na drodze postępowania sądowego należności.

Co istotne – koszty – to nie wszystkie niedogodności. Problemem jest przede wszystkim czas. Pełnomocnicy i ich klienci narzekają, że postępowanie w sądzie trwa zbyt długo. Ale zwrócić należy uwagę, iż z danych Ministerstwa Sprawiedliwości wynika, że w 2015 r. do sądów powszechnych wpłynęło 15 156 076 spraw (z czego 14 135 758 do sądów rejonowych)1. Spraw cywilnych rozpatrywanych w postępowaniu nakazowym i upominawczym było tylko 3 360 389 (w tym 2 126 922 rozpatrzone w EPU.) Z 1 657 179 spraw gospodarczych, w postępowaniu nakazowym i upominawczym było prowadzone 583 908 (w tym 320 810 w EPU). Jednym słowem, sporo tego.

Na czas trwania postępowania (poza samą ilością spraw wpływających do sądów) ma z kolei wpływ mnóstwo czynników mniej lub bardziej zależnych od strony i jej pełnomocnika. Czy zatem sądu należy unikać, szukając innej drogi? I tu pada standardowa odpowiedź prawnika – to zależy.

Niestety, nadal mam do czynienia z osobami, które uważają, że dopóki nie dostaną prawomocnego wyroku, dopóty nie muszą regulować należności za uzyskane towary, usługi, itp. odmawiają wszelkiego kontaktu, nie odpowiadają na próby polubownego rozwiązania sporu – nie chcą się w żadnym wypadku porozumieć. W takiej sytuacji bez wsparcia wymiaru sprawiedliwości może nie udać się osiągnięcie założonego przez klienta celu. A to właśnie cel, który chce osiągnąć klient, decyduje o strategii, którą pełnomocnik powinien zaproponować.

1) isws.ms.gov.pl/pl/baza-statystyczna/opracowania-jednoroczne/rok-2015/download,3169,9.html

A jak to się ma do mediacji, która przecież jest tematem niniejszego artykułu? 

Moim zdaniem pełnomocnik często ogranicza się do podejmowania mniej lub bardziej skutecznych działań zmierzających do wykazania, która ze stron sporu ma rację. Tymczasem bardziej istotna jest odpowiedź na pytanie – jakie interesy mają strony sporu? I co leży u jego podstaw? Pamiętajmy, że sąd jedynie rozstrzyga – w granicach obowiązującego prawa – która ze stron ma rację. A może właściwsze byłoby stwierdzenie, że rozstrzyga, która ze stron potrafiła udowodnić, że ma rację. Tak czy inaczej, z chwilą uzyskania prawomocnego orzeczenia z punktu widzenia pełnomocnika – co do zasady – mamy sprawę zakończoną. Niejednokrotnie rola pełnomocnika się na tym jednak nie kończy, gdyż pozostaje kwestia wyegzekwowania dochodzonych roszczeń.

Warto jednak zastanowić się nad tym, jaki wpływ postępowanie sądowe ma na relacje pomiędzy stronami sporu. Czy rozstrzygnięcie sprawy przez sąd umożliwi dalszą współpracę zwaśnionych przedsiębiorców, odbudowę dotychczasowych relacji towarzyskich czy rodzinnych? To wszystko moim zdaniem powinien przeanalizować pełnomocnik, który otrzymuje konkretną sprawę. Może bowiem okazać się, że racja nie jest najważniejsza. Że klientowi nie zależy na rozgłosie, a za to istotny jest czas, poufność postępowania, utrzymanie prawidłowych relacji z drugą stroną. W takim przypadku pełnomocnik powinien zastanowić się, czy nie warto zasugerować zleceniodawcy skorzystania z alternatywnej metody rozwiązywania sporów, jaką jest np. postępowanie mediacyjne. Chociaż wydaje się, że mediacja idzie dalej i jest metodą nie tyle rozwiązywania sporów, co konfliktów leżących u ich podstaw. Mediacja daje przecież stronom szanse nie tylko „nieantagonizowania wzajemnych stosunków”, ale i możliwość ich poprawy 2. 

Jeżeli chodzi o poufność postępowania mediacyjnego, to należy pamiętać, że zgodnie z postanowieniami kodeksu postępowania cywilnego postępowanie mediacyjne nie jest jawne. Ponadto zarówno mediator, strony, jak i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym są obowiązane zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedziały się w związku z prowadzeniem mediacji. Co istotne, a być może najważniejsze – powoływanie się w toku postępowania przed sądem lub sądem polubownym na propozycje ugodowe, propozycje wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym jest bezskuteczne.

Z powyższego wynika, że pierwszym zadaniem pełnomocnika jest wskazanie potencjalnej drogi służącej do osiągnięcia celu klienta i zaspokojenia jego interesu. Przed wyborem owej drogi warto jednak przeprowadzić swoistą analizę SWOT sytuacji, w której znajduje się klient i zadać następujące pytania:

• Czy środki dowodowe, którymi dysponujemy są wystarczające, czy jest możliwość uzyskania nowych dowodów?

• Jakie będą koszty postępowania?

• Jak długo będzie trwało postępowanie?

• Czy korzystne rozstrzygnięcie zaspokaja roszczenia klienta, czy też będzie potrzeba prowadzenia postępowania egzekucyjnego i jakie są szanse wyegzekwowania roszczenia?

2) M. Bobrowicz, Mediacje gospodarcze – jak mediować i przekonywać, s.17

Z mojego doświadczenia wynika, że część pełnomocników obawia się, że zgoda na mediację stanowi niejako przyznanie się do tego, że nie jesteśmy pewni swoich racji, że nie jesteśmy pewni wygranej. A przecież każdy chce wygrywać, nieprawdaż? Niektórzy obawiają się, że ich rola zostanie zmarginalizowana do roli biernego obserwatora. Że to mediator będzie rządził. 

Tak jednak nie jest. Mediator faktycznie niejako „zarządza konfliktem”, ale przecież konflikt „należy” tylko i wyłącznie do stron. A każda ze stron przekonana o profesjonalizmie swojego pełnomocnika nie podejmie żadnej decyzji bez konsultacji z nim. Część radców prawnych może obawiać się, że postępowanie mediacyjne będzie miało wpływ na ich wynagrodzenie, a konkretnie, że będzie ono niższe, niż w przypadku procesu. Obawy te nie są słuszne. Klient powinien zdać sobie sprawę, iż doprowadzenie sprawy do końca (zakładanego celu), niezależnie od metody, powinno wiązać się z zapłatą należytego wynagrodzenia. Jeżeli sobie sprawy nie zdaje, to należy mu to uświadomić.

Można zastanowić się jakie będą różnice w wynagrodzeniu pełnomocnika w postępowaniu sądowym i mediacyjnym w zależności od sposobu rozliczeń. Jeżeli umówimy się na stawkę godzinową, to wynagrodzenie może być bardzo podobne. Co prawda czas postępowania mediacyjnego jest z pewnością krótszy od samego postępowania sądowego, jednak czasochłonne jest samo przygotowanie się do mediacji, o czym będzie mowa poniżej. W przypadku uzgodnienia dodatkowej premii za sukces, nic nie stoi na przeszkodzie, aby w łączącej radcę prawnego i klienta umowie zawrzeć postanowienie, iż dotyczy to również przypadku zawarcia ugody. Zwracam też uwagę, iż nawet obniżenie wynagrodzenia, z punktu widzenia pełnomocnika, może mieć sporo korzyści. Jeżeli uda się doprowadzić do szczęśliwego zakończenia sprawy (spełnienia oczekiwań klienta) w krótszym czasie niż przewidzianym dla postępowania sądowego i po niższych kosztach, zyskamy być może stałego klienta, który opowie o nas swoim kontrahentom, znajomym itd. Nie trzeba przecież wspominać, jak istotna jest ta kwestia. 

Wracając jednak do tematu przygotowania się do posiedzenia mediacyjnego. Strony rzadko zdają sobie sprawę, z tego jak jest to istotne. Skutkuje to tym, że podczas posiedzeń mediacyjnych zdarza się, że strony tak naprawdę nie wiedzą, czego chcą. Ich propozycje są chaotyczne, nieprzemyślane, wymyślane na bieżąco. Jednym słowem – bywa regułą, że strony przychodzą na mediacje nieprzygotowane. I tu przyda się pełnomocnik, który wspólnie z klientem ustali najistotniejsze kwestie:

• Jaki jest cel postępowania, czego oczekuje klient, na czym mu naprawdę zależy (proszę pamiętać, że

nie chodzi tu tylko o roszczenia w znaczeniu prawnym, czasem może chodzić o zwykłe słowo „przepraszam”, odwiedziny u schorowanej matki, itd.);

• Czy dla klienta ważna jest poufność, nieujawnienie sprawy;

• Czy klient chce utrzymać bądź naprawić relacje z drugą stroną lub z pozostałymi stronami;

• Jaki wpływ ma sprawa na bieżącą działalność klienta i na jego dalsze plany bądź działalność?

• Czy roszczenie jest jedno, kilka, czy są podzielne? A jeżeli jest kilka spraw, które należy uregulować, to które z nich są najważniejsze, które mniej istotne, a które można pominąć?

Pełnomocnik powinien również omówić potencjalne korzyści związane z zawarciem ugody oraz możliwe najgorsze konsekwencje związane z brakiem porozumienia. Ponadto klient powinien otrzymać wyczerpujące informacje na temat samego przebiegu postępowania mediacyjnego, sposobu zachowania podczas spotkań, formułowania propozycji. Pełnomocnik powinien też poinformować o tym, na czym polega sama mediacja, jaka jest rola mediatora, pełnomocnika i jak należy się zachować podczas posiedzenia. Klient powinien zdawać sobie sprawę, iż w miarę możliwości należy powstrzymywać się od wszelkich wypowiedzi mogących obrażać i krytykować drugą stronę. Klient powinien wypowiadać wprost swoje oczekiwania, nie powinien jednak pod adresem drugiej strony formułować wypowiedzi mogących sprawić przykrość lub wywołać złość. Niestety, wiele mediacji zostało bezpowrotnie przerwanych po wypowiedziach typu:

„Ty oszuście”, „złodzieju” itp. To oczywiste, że opanowanie może być trudne, jednak staje się łatwiejsze, gdy pełnomocnik odpowiednio wcześnie „przepracuje” z klientem ten temat. Warto też wskazać, jakie są koszty postępowania mediacyjnego. Należy pamiętać, że obecnie do niezbędnych kosztów procesu zalicza się również koszty mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd. I nawet gdy postępowanie cywilne zostanie wszczęte w ciągu trzech miesięcy od dnia zakończenia mediacji, która nie została zakończona ugodą albo w ciągu trzech miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia o odmowie zatwierdzenia ugody przez sąd, do niezbędnych kosztów procesu zaliczy się także koszty mediacji w wysokości nieprzekraczającej czwartej części opłaty. Jak wiadomo, koszty mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd i zakończonej ugodą znosi się wzajemnie, jeżeli strony nie postanowiły inaczej. Należy też pamiętać, że sąd z urzędu zwraca stronie trzy czwarte uiszczonej opłaty od pisma wszczynającego postępowanie w pierwszej instancji oraz zarzutów od nakazu zapłaty, jeżeli w toku postępowania sądowego zawarto ugodę przed mediatorem po rozpoczęciu rozprawy.

Informacje te z pewnością zostaną przekazane przez mediatora, który szczegółowo omówi zasady postępowania, ale w przypadku potwierdzenia przez mediatora informacji już wcześniej uzyskanych od swojego pełnomocnika, klient będzie przekonany o prawidłowości swojego wyboru co do osoby pełnomocnika.

Zadaniem pełnomocnika, co wynika z powyższych rozważań, będzie więc m. in. pomoc w precyzyjnym sformułowaniu swoich oczekiwań i propozycji. Ponieważ każda ze stron ma wpływ na wybór osoby mediatora, pełnomocnik powinien upewnić się, że postępowanie mediacyjne będzie prowadziła osoba kompetentna, niezależna i gwarantująca poufność postępowania, a w razie jakichkolwiek wątpliwości powinien zwrócić klientowi uwagę na konieczność zmiany osoby mediatora. Skoro mediacja ma doprowadzić do rozwiązania konfliktu leżącego u podstaw danej sprawy, a pomóc ma w tym osoba bezstronnego mediatora, to można zastanowić się czy udział profesjonalnego pełnomocnika w mediacji jest w ogóle konieczny. Niekiedy mediatorzy obawiają się, że udział pełnomocników wręcz uniemożliwia zawarcie ugody. Wynika to z tego, że niekiedy pełnomocnicy obawiają się, iż mediatorzy niejako „odbierają im klienta”. Faktycznie spotkałem się z takimi opiniami radców czy adwokatów. Opinie te jednak nie są słuszne. Mediator nie zastąpi pełnomocnika, a pełnomocnik mediatora. Wręcz przeciwnie: osoby te powinny w miarę możliwości współdziałać, gdyż ich cel jest tożsamy. Zarówno mediator, jak i pełnomocnik powinni dążyć do rozwiązania konfliktu.

Czy zatem obecność pełnomocnika jest konieczna podczas posiedzenia? Nie. Z pewnością nie jest, ale dobrze przygotowany pełnomocnik, który dobrze przygotował swojego klienta, gwarantuje sprawne prowadzenie postępowania. Z reguły klient w obecności pełnomocnika czuje się po prostu bezpieczniej. Pełnomocnik ma czuwać i pilnować interesów klienta. Ale musi pamiętać, że konflikt i ewentualna ugoda to sprawa klienta. Co prawda klient będzie pytał co ma robić, jaką decyzję podjąć – i słusznie, ale to on podejmuje decyzję. Z reguły nawet jeśli strony dojdą do wstępnego porozumienia, to nie podpisują od razu ugody. Wydaje się rozsądnym ze strony mediatora, aby w przypadku uzgodnienia stanowiska stron przedstawić im projekt ugody do konsultacji, tak aby mogły właśnie ze swoimi pełnomocnikami zastanowić się nad jej zapisami. Z reguły mediator wyznacza na to około 7 dni. W tym czasie klient ma czas ochłonąć i na spokojnie przemyśleć jeszcze raz swoje stanowisko. Zdarza się bowiem, że strona pod wpływem silnego wzburzenia, czy też niejako pod silną presją drugiej strony zgadza się na rozwiązania rażąco naruszające jej interes. Wówczas mediator powinien odpowiednio zareagować i przerwać sesję oraz wyznaczyć kolejny jej termin lub wyznaczyć czas na ewentualną konsultację projektu ugody. Gdy mediacja odbywała się w obecności pełnomocnika, z pewnością odpowiednio wcześnie zauważyłby, że klient znalazł się w niekomfortowej sytuacji i poprosiłby o przerwę na przemyślenie sprawy.

Duże znaczenie ma też udział pełnomocnika podczas przygotowywania projektu ugody i jego późniejszej analizy. Nie każdy mediator jest prawnikiem i nie zawsze jest w stanie przygotować ugodę, która może następnie zostać zatwierdzona przez sąd. A przecież niekiedy pojawia się konieczność wyegzekwowania jej postanowień. Pełnomocnik powinien zatem dokładnie sprawdzić jej zapisy i ewentualnie zaproponować takie korekty, które po akceptacji obu stron umożliwią jej późniejsze zatwierdzenie. A co jeżeli nie dojdzie do zawarcia ugody? Z mojego doświadczenia wynika, że nawet jeżeli nie dojdzie do zawarcia ugody w toku postępowania mediacyjnego, to o ile zostało ono prawidłowo przeprowadzone, ułatwia to zawarcie ugody przed sądem i prowadzi do złagodzenia postaw stron. Podsumowując, w mojej opinii pełnomocnik w toku postępowania mediacyjnego wcale nie odgrywa mniejszej roli, niż w klasycznym postępowaniu sądowym, a interes klienta wyznacza kierunek jego działania. 

Zatem – zachęcam do korzystania z tej możliwości załatwienia sprawy.