Jakich danych pracodawca może żądać od zatrudnianego pracownika?

Sierpień 26, 2017

Poszukując pracowników, pracodawca musi mieć możliwość identyfikacji kandydatów, jednak to jakich informacji ma prawo żądać, zostało uregulowane ustawowo. Ograniczenia wprowadza ustawa o ochronie danych osobowych, kodeks pracy oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Do podania jakich informacji ubiegający się o pracę czy też pracownik jest zobligowany, a żądanie jakich stanowi już naruszenie ze strony pracodawcy?

Czym są dane osobowe?

Odwołując się do ustawy o ochronie danych osobowych, „za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.”

Jakich informacji pracodawca może żądać?

Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o pracę podania następujących danych osobowych:
imię (imiona) i nazwisko,
imiona rodziców,
datę urodzenia,
miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
wykształcenie,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Są to podstawowe dane konieczne do identyfikacji kandydata i pozyskania minimum informacji niezbędnych do przeprowadzenia całego procesu rekrutacyjnego.

Zgodnie z kolejnymi paragrafami art. 22 kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać podania również innych danych osobowych. Jakich? Mogą to być m.in. imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika czy też numer PESEL pracownika nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Co ważne – dane są udostępniane w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, a pracodawca chcąc zweryfikować uzyskane informacje, może żądać udokumentowania ich.

Jakich informacji pracodawca nie może żądać?

Jak mówi art. 27 Kodeksu pracy zabronione jest przetwarzanie danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, przekonania religijne lub filozoficzne, poglądy polityczne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową oraz danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach czy życiu seksualnym. Dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych i innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym również są objęte zakazem przetwarzania.

Moc ustawy wygasa dopiero w momencie wystosowania dobrowolnego oświadczenia ujawniającego dane wymienione powyżej przez osobę, której one dotyczą lub w przypadkach opisanych w pkt. 2 art. 27 Kodeksu pracy.

Jakich dokumentów pracodawca ma prawo żądać?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej pracodawca ma prawo żądać przedłożenia następujących dokumentów:
– wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o pracę,
– świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy oraz innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,
– dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, które są wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
– świadectwa ukończenia gimnazjum – jeśli zatrudnienie ma mieć na celu przygotowanie zawodowe,
– orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
– innych dokumentów, jeżeli obowiązek przedłożenia ich wynika z odrębnych przepisów.

Artykuł 22. Kodeksu pracy określa, jakie informacje pracodawca może pozyskać, a w sprawach nieuregulowanych w w/w artykule odsyła do ustawy o ochronie danych osobowych. Wynika z tego, że ochrona ustanowiona w kodeksie pracy jest jeszcze szersza niż w ustawie. Dzięki takiemu dopełnieniu, z jednej strony pracodawcy mają jasno określone granice swoich żądań, z drugiej interesy pracowników czy osób ubiegających się o zatrudnienie, będących słabszą stroną stosunku pracy, są odpowiednio chronione. Rozporządzenie dodatkowo doprecyzowuje ew. kwestie sporne tym samym dopełniając trio stojące na straży odpowiedniego pozyskiwania oraz przetwarzania danych osobowych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy – art. 22, art. 27 (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141)
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. 1996 nr 62 poz. 286)

Źródła

http://isip.sejm.gov.pl

http://isap.sejm.gov.pl


Autor: Justyna Horbacz